Τους τελευταίους 12 μήνες κυριαρχούν οι συναντήσεις στον ψηφιακό χώρο. Αν και οι εικονικές συναντήσεις έχουν τα πλεονεκτήματα τους, δεν αποτελούν το τέλειο υποκατάστατο των προσωπικών αλληλεπιδράσεων.
Είναι πιο δύσκολο να διατηρήσουμε την προσοχή των ανθρώπων και να δημιουργήσουμε ουσιαστικές συνδέσεις σε ένα εικονικό περιβάλλον.
Επομένως, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι υπάρχει έντονη όρεξη για επανεκκίνηση του τομέα MICE, σύμφωνα με την CWT.
Η CWT επισημαίνει τους πέντε τρόπους προετοιμασίας για την επιστροφή συναντήσεων και εκδηλώσεων.
1. Σχολαστικό σχέδιο υγείας και ασφάλειας
Η ασφάλεια ήταν υψηλή στην ατζέντα για προγραμματιστές MICE, ακόμη και πριν από την πανδημία. Αλλά τώρα λόγω πανδημίας υπάρχουν πολλά επιπλέον στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη.
Σκεφτείτε τους κυβερνητικούς περιορισμούς και μέτρα ασφαλείας πρέπει να εφαρμόσετε.
Τι προφυλάξεις θα πάρετε για να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο μετάδοσης μεταξύ των συμμετεχόντων;
Πώς θα διαχειριστείτε την κίνηση των παρευρισκομένων για να διασφαλίσετε την κοινωνική απόσταση;
Πώς θα οργανωθούν τα γεύματα και τα διαλείμματα δικτύωσης;
Θα πρέπει επίσης να κοινοποιήσετε τις λεπτομέρειες των μέτρων ασφαλείας στους συμμετέχοντες πριν από την εκδήλωση, ώστε να ξέρουν ακριβώς τι να περιμένουν.
2. Επιλογή συνεργατών με σύνεση
Η διοργάνωση μιας συνάντησης ή μιας εκδήλωσης μπορεί να απαιτεί συνεργασία με πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές. Από αεροπορικές εταιρείες, ξενοδοχεία, χώρους, παρόχους μεταφορών και τροφοδοτών F&B.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει σαφώς τα σχέδια και τα μέτρα πρόληψης Covid που εφαρμόζει κάθε ένας από τους συνεργάτες προμηθευτών σας.
Πολλοί προμηθευτές λαμβάνουν πιστοποιήσεις από τρίτους φορείς που αξιολογούν και πιστοποιούν τις διαδικασίες ασφαλείας τους.
Ρωτήσετε τους προμηθευτές σας σχετικά με τις πολιτικές ακύρωσης σε περίπτωση που χρειαστεί να διακόψετε ή να αναβάλλετε την εκδήλωση σας σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στο επικρατούμενο περιβάλλον όπου οι κανονισμοί και οι απαιτήσεις μπορούν να αλλάξουν από τη μια μέρα στην άλλη.
3. Μικρές συναντήσεις
Καθώς οι περιορισμοί μειώνονται σταδιακά, στην αρχή μπορούμε να περιμένουμε να δούμε μικρές, τοπικές συναντήσεις. Δηλαδή με παρευρισκόμενους που είναι όλοι εγκατεστημένοι στην ίδια πόλη ή χώρα.
Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί δεν έχουν ακόμη τυποποιημένες διαδικασίες ή λύσεις για τη διαχείριση μικρών συναντήσεων με τον τρόπο που κάνουν για μεγάλα γεγονότα ή παροδικά επαγγελματικά ταξίδια.
Οι εταιρείες θα πρέπει να χρησιμοποιούν διαδικτυακά εργαλεία κρατήσεων για μικρές συναντήσεις. Αυτά διευκολύνουν τους υπαλλήλους τους να αναζητούν και να κάνουν κράτηση σε χώρους και βοηθητικά προγράμματα.
Ταυτόχρονα, οι εταιρείες πρέπει να καθιερώσουν μια σαφή διαδικασία έγκρισης για τη διοργάνωση μικρών συναντήσεων.
Αυτό όχι μόνο θα δημιουργήσει μια καλύτερη εμπειρία για τους υπαλλήλους, αλλά θα βοηθήσει επίσης τον οργανισμό να συγκεντρώσει κρίσιμες πληροφορίες σχετικά με τις δαπάνες και τις δραστηριότητες του στις συναντήσεις τους. Κάτι που θα επιτρέψει καλύτερο έλεγχο κόστους και διαχείριση κινδύνων.
4. Χρησιμοποιήστε υβριδικές συναντήσεις προς όφελος σας
Η ιδέα των υβριδικών συναντήσεων και εκδηλώσεων, ξαφνικά βρίσκεται στο προσκήνιο και δημιουργεί μεγάλο ενδιαφέρον από εταιρικούς σχεδιαστές MICE.
Oι υβριδικές συναντήσεις θα αποτελέσουν βασικό συστατικό των εταιρικών συναντήσεων μακροπρόθεσμα. Aκόμη και μετά την άρση των περιορισμών, καθώς μπορούν να προσφέρουν στους αρμόδιους για το σχεδιασμό τους δύο κόσμους.
Εν τω μεταξύ, η συμμετοχή μερικών παρευρισκομένων θα μπορούσε να σημαίνει χαμηλότερο κόστος, μικρότερο αποτύπωμα άνθρακα και συμμόρφωση με τις απαιτήσεις υγείας και ασφάλειας.
Η διαχείριση υβριδικών συναντήσεων μπορεί να γίνει περίπλοκη καθώς ουσιαστικά διοργανώνετε δύο συναντήσεις ταυτόχρονα.
5. Ψηλά η βιωσιμότητα
Η ασφάλεια και ευημερία των παρευρισκομένων είναι μακράν η πρώτη προτεραιότητα για τους προγραμματιστές MICE αυτή τη στιγμή. Αλλά ταυτόχρονα, η δημιουργία πιο βιώσιμων συναντήσεων και εκδηλώσεων θα πρέπει να παραμείνει ψηλά στην ημερήσια διάταξη.
Η στροφή προς εικονικές και υβριδικές συναντήσεις ως αποτέλεσμα της πανδημίας σίγουρα θα διαδραματίσει ρόλο στη δημιουργία περισσότερων «πράσινων» εταιρικών συναντήσεων.
Έτσι θα υπάρξουν λιγότερες εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα από τα ταξίδια. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν δεδομένα για να κατανοήσουν καλύτερα την απόδοση επένδυσης (ROI) που δημιουργούν διαφορετικοί τύποι συσκέψεων για την επιχείρηση τους.
Υπάρχουν επίσης άλλα μέτρα που μπορούν να λάβουν οι επιχειρήσεις για να μειώσουν τον αντίκτυπο των συναντήσεων τους στο περιβάλλον.
Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας εποχιακά, τοπικά προϊόντα για το F&B τους, υιοθετώντας ψηφιακές λύσεις αντί εκτυπώσεων προσκλήσεων καθώ και η συνεργασία με ξενοδοχεία, χώρους και άλλους προμηθευτές που έχουν ισχυρά οικολογικά διαπιστευτήρια.
Πηγή: www.tourismtoday.gr
www.bankingnews.gr
Σχόλια αναγνωστών